2013. február 19., kedd

Tények a funkciókról 2. rész


Az előző részben már felsorolásra került egy sor funkció, mellyel egy számlázó program ha nem rendelkezik, akkor hiába olcsó vagy ingyenes, lehetetlen rendeltetésszerűen használni.

A felsorolást azért állítottuk össze, hogy azok számára megkönnyítsük a választást, akik ebben a pillanatban éppen számlázó program váltására, illetve kiválasztására készülnek. Érdemes nagyon alaposan körbejárni a kérdést annak érdekében, hogy később ez ne okozzon problémát vagy plusz energia befektetést a számlázó program felhasználója számára.

A következő igen fontos funkció egy számlázó program esetében a számlaszám formátumának beállítása. Bár első ránézésre ez nem tűnik túl fontosnak, ám amikor szükség van rá, akkor érdekes lehet.

Egy számla kinézete, annak formátuma sok ember számára fontos, hiszen ez mutatja az ügyfelek felé a megjelenés egyik formáját. Ennek érdekében nagyon jó kiegészítő egy számlázó program esetében, ha többféle sablon közül lehet választani. A Clear Admin számlázó program ingyenes verzióját is úgy alakítottuk ki, hogy erre lehetősége legyen a felhasználónak. Kedve és ízlése szerint válogathat a megadott sablonok közül, majd a későbbiekben ebben a formában tudja megjeleníteni saját számláit.

Nagyon fontos funkció egy számlázó program esetében, hogy a kiállított számla még nyomtatás előtt megtekinthető legyen. Mindenképpen olyan szoftvert érdemes választani, ahol ez a nyomtatási kép megtekinthető.

Kivel ne fordult volna elő, hogy egy feladat elvégzése közben valamilyen sürgősebb dolga akadt. Amennyiben ilyen esetben a folyamatban lévő munkálatot a későbbiekben újra kell kezdeni, az felettébb bosszantó, hiszen plusz energiát és odafigyelést igényel. Egy számla kiállítása során is előfordulhat, hogy hirtelen valami egészen más feladatba kell belekezdeni. A Clear Admin számlázó program úgy került kialakításra, hogy egy számla szerkesztése közben az bármikor félbehagyható és félretehető legyen. Önnek nem kell a későbbiekben ezt a számlát újra kezdenie, egyszerűen csak folytatni kell a megkezdett műveletet a későbbiek során bármikor, hiszen a mentett félkész számla bármikor rendelkezésre áll. Ez a funkció jóval egyszerűbbé teszi a számlázó program használatát sok már számlázó program típussal szemben.

Az egyszerűség nagyon fontos egy szoftver esetében, egy számlázó program esetében pedig óriási segítséget nyújthat egy-egy könnyítést elősegítő funkció. Ilyen funkció a Clear Admin számlázó program esetén a tárgy megadása, továbbá a lehetőség, hogy a számlatételekhez megjegyzés írható. Ez erősen leegyszerűsíti az adminisztrációt, hiszen olyan emlékeztetőket lehet beírni, ami feleslegessé teszi sok más archív anyag előkeresését adott esetben.

Hasonló megjegyzések kerülhetnek a konkrét számlákra is, melyek a Clear Admin számlázó program esetében elsősorban fizetési módtól függenek, ám számlánként átírhatóak. Így valójában csak a könnyítést teszik lehetővé, ám kötöttségeket nem tesznek a számlázó program használatához.

A fizetési határidők nagyon fontosak egy szolgáltató vagy kereskedő cég életében, ám ennek kiszámítása minden egyes alkalommal sok időt vehet igénybe. A Clear Admin számlázó program egyik óriási előnye, hogy fizetési módtól függő fizetési határidő állítható be, így a számla kiállításának ez a része automatizálható.

Az sem utolsó szempont egy számlázó program tekintetében, hogy készíthető-e biztonsági mentés, valamint ezek a mentések probléma esetén visszatölthetőek-e. Nem minden számlázó program rendelkezik ezzel a funkcióval, ami adott esetben problémákat és bosszúságot okozhat a felhasználónak. Hasonló funkció, hogy a már kibocsátott számlák listája lekérhető és exportálható legyen, valamint újra ki lehessen azokat nyomtatni. Ezek a funkciók a Clear Admin számlázó program révén megvalósíthatók, ezzel is megkönnyítve a felhasználó munkáját.

A fent felsorolt funkciók alapjait kell, hogy képezzék egy használatban lévő számlázó program típusnak, ezért a Clear Admin számlázó program ingyenes verziója úgy lett kialakítva, hogy ezeket a felhasználó minden további költség nélkül használni tudja.