Az előző részben már felsorolásra került egy sor funkció,
mellyel egy számlázó program ha nem rendelkezik, akkor hiába olcsó vagy
ingyenes, lehetetlen rendeltetésszerűen használni.
A felsorolást azért állítottuk össze, hogy azok számára
megkönnyítsük a választást, akik ebben a pillanatban éppen számlázó program
váltására, illetve kiválasztására készülnek. Érdemes nagyon alaposan körbejárni
a kérdést annak érdekében, hogy később ez ne okozzon problémát vagy plusz
energia befektetést a számlázó program felhasználója számára.
A következő igen fontos funkció egy számlázó program
esetében a számlaszám formátumának beállítása. Bár első ránézésre ez nem tűnik
túl fontosnak, ám amikor szükség van rá, akkor érdekes lehet.
Egy számla kinézete, annak formátuma sok ember számára
fontos, hiszen ez mutatja az ügyfelek felé a megjelenés egyik formáját. Ennek
érdekében nagyon jó kiegészítő egy számlázó program esetében, ha többféle
sablon közül lehet választani. A Clear Admin számlázó program ingyenes
verzióját is úgy alakítottuk ki, hogy erre lehetősége legyen a felhasználónak.
Kedve és ízlése szerint válogathat a megadott sablonok közül, majd a
későbbiekben ebben a formában tudja megjeleníteni saját számláit.
Nagyon fontos funkció egy számlázó program esetében, hogy
a kiállított számla még nyomtatás előtt megtekinthető legyen. Mindenképpen
olyan szoftvert érdemes választani, ahol ez a nyomtatási kép megtekinthető.
Kivel ne fordult volna elő, hogy egy feladat elvégzése
közben valamilyen sürgősebb dolga akadt. Amennyiben ilyen esetben a folyamatban
lévő munkálatot a későbbiekben újra kell kezdeni, az felettébb bosszantó,
hiszen plusz energiát és odafigyelést igényel. Egy számla kiállítása során is
előfordulhat, hogy hirtelen valami egészen más feladatba kell belekezdeni. A
Clear Admin számlázó program úgy került kialakításra, hogy egy számla
szerkesztése közben az bármikor félbehagyható és félretehető legyen. Önnek nem
kell a későbbiekben ezt a számlát újra kezdenie, egyszerűen csak folytatni kell
a megkezdett műveletet a későbbiek során bármikor, hiszen a mentett félkész
számla bármikor rendelkezésre áll. Ez a funkció jóval egyszerűbbé teszi a
számlázó program használatát sok már számlázó program típussal szemben.
Az egyszerűség nagyon fontos egy szoftver esetében, egy
számlázó program esetében pedig óriási segítséget nyújthat egy-egy könnyítést
elősegítő funkció. Ilyen funkció a Clear Admin számlázó program esetén a tárgy
megadása, továbbá a lehetőség, hogy a számlatételekhez megjegyzés írható. Ez
erősen leegyszerűsíti az adminisztrációt, hiszen olyan emlékeztetőket lehet
beírni, ami feleslegessé teszi sok más archív anyag előkeresését adott esetben.
Hasonló megjegyzések kerülhetnek a konkrét számlákra is,
melyek a Clear Admin számlázó program esetében elsősorban fizetési módtól
függenek, ám számlánként átírhatóak. Így valójában csak a könnyítést teszik
lehetővé, ám kötöttségeket nem tesznek a számlázó program használatához.
A fizetési határidők nagyon fontosak egy szolgáltató vagy
kereskedő cég életében, ám ennek kiszámítása minden egyes alkalommal sok időt
vehet igénybe. A Clear Admin számlázó program egyik óriási előnye, hogy
fizetési módtól függő fizetési határidő állítható be, így a számla
kiállításának ez a része automatizálható.
Az sem utolsó szempont egy számlázó program tekintetében,
hogy készíthető-e biztonsági mentés, valamint ezek a mentések probléma esetén
visszatölthetőek-e. Nem minden számlázó program rendelkezik ezzel a funkcióval,
ami adott esetben problémákat és bosszúságot okozhat a felhasználónak. Hasonló
funkció, hogy a már kibocsátott számlák listája lekérhető és exportálható
legyen, valamint újra ki lehessen azokat nyomtatni. Ezek a funkciók a Clear
Admin számlázó program révén megvalósíthatók, ezzel is megkönnyítve a
felhasználó munkáját.
A fent felsorolt funkciók alapjait kell, hogy képezzék
egy használatban lévő számlázó program típusnak, ezért a Clear Admin számlázó
program ingyenes verziója úgy lett kialakítva, hogy ezeket a felhasználó minden
további költség nélkül használni tudja.